Agendamento

Configurar uma agenda

1 – Após acessar o sistema, clique no modulo conteúdo e selecione o item menu agendas.

2 – O sistema exibirá a tela para criar uma nova ou editar uma agenda existente.

3 – A aba agenda possui as seguintes configurações:

  1. Nome – Nome que será dado para a agenda;
  2. Início – Data/hora em que será iniciado o atendimento;
  3. Fim – Data/hora em que será finalizado o atendimento;
  4. Início Intervalo – Data/hora em que será iniciado o intervalo no atendimento;
  5. Fim Intervalo – Data/hora em que será finalizado o intervalo no atendimento;
  6. Período – Tempo de intervalo entre os horários em minutos;
  7. Quantidade de agendamentos por período – Quantos agendamentos poderão ser realizados no período configurado no item 6;
  8. Órgãos – Quais os órgões que estarão vinculados a Agenda;
  9. Mascara Agenda – Dias da semana em que é realizado o atendimento.

Configurar um tipo de agendamento

1 – Após a criação das agendas, entre no item de menu [cadastro de conteúdo] para realização a criação dos tipos de agendamento.

2 – Para criar um tipo de agendamento, clique no botão [+Agendamento] ou edite um já existente.

3 – Na edição do tipo de Agendamento, deverá ser informada as seguintes configurações:

  1. Título – Nome do serviço que será disponibilizado para agendamento;
  2. Status – Se o tipo de agendamento está Ativo ou Inativo;
  3. Fluxo de Trabalho – Informar o fluxo que será utilizado para envio de e-mails de registro de agendamento;
  4. Órgão – Órgão relacionado a esse tipo de agendamento;
  5. Orientação ao Operador – Observação que será disponibilizada para o operador no registro do agendamento;
  6. Agendas Vinculadas – Quais são as agendas disponíveis para o tipo de agendamento.

Configurar usuário e agenda

1 – Após acessar o modulo atendimento receptivo, deverá ser configurado para que o operador consiga realizar o atendimento dos agendamentos. Clique no item configurações, opção Usuários Agendas.

2- O Administrador deverá selecionar o usuário e editar a configuração, aonde ele selecionará quais agendas esse usuário poderá atender, e informar qual será a sala/guiché que será realizado o atendimento por esse usuário. Essas informações podem ser alteradas a qualquer momento conforme a necessidade.

Registrar um atendimento

1 – Após acessar o modulo de atendimento o operador poderá registrar um agendamento para o cliente. Basta pesquisar ou cadastrar um cliente e vincula-lo ao atendimento.

2 – Após vincular o cliente ao atendimento é habilitado a opção Agendamento no menu lateral direito da tela

3 – Clique na aba Agendamentos para abrir uma árvore de conhecimento.

4 – O operador deverá seleciona o tipo de serviço que deseja registrar agendamento.

5 – Dentro do tipo de serviço o operador selecione as agendas disponíveis.

6 – Selecione a data que deseja registrar o agendamento.

7 – Ao selecionar a data o botão Verificar Horários Disponíveis é habilitado

8 -Clique no botão [Verificar todos os horários] para apresenta-los, mas que os que não estão disponíveis não é possível seleção. Selecione um horário disponível e clique no botão Salvar.

9 – O sistema emitirá uma mensagem de Agendamento realizado com sucesso e informará a senha que o cliente deverá anotar para verificar a chamada no dia do atendimento.

Atender um agendamento 

1 -Para realizar o atendimento dos agendamentos, entre no módulo atendimento receptivo e clique no botão [Atender Agendados]. O sistema verificará qual é a agenda disponível para aquele operador e disparará a chamada no painel caso tenha alguém agendado naquele horário.

2 – O painel mostrará a senha do agendamento e o guiche que ele será atendido.

Na tela do operador é aberto a tela de atendimento já com o cliente agendado vinculado ao protocolo de atendimento. Nesse momento o operador realizará o registro do atendimento no Cube conforme é fluxo operacional de atendimento receptivo.